عقود العقارات: إغلاق الصفقة

عقد العقار (Property Agreement) هو ما يُغلق فعلياً صفقة بيع أو إيجار مع كلا الطرفين — المشتري أو المستأجر، ومالك العقار. حجز المعاينة ومتابعة دورة المبيعات نصف المهمة فقط؛ هذه الصفحة تغطي النصف الآخر، وكيف يجب أن يترابط الاثنان.

لا يكتفي وكلاء المبيعات بمتابعة دورة Listing Leads — الوكيل نفسه الذي حجز المعاينة هو عادة من ينشئ العقد لاحقاً. هذه الصفحة مكتوبة لمن يقوم بذلك، وليس فقط للمسؤولين الذين يُعدّون الوحدة.

١. ما يسجّله العقد

القائمة: افتح عقاراً ← Create Agreement، أو من تبويب Matching/Offer لعميل محتمل

يربط العقد ثلاثة أطراف: العقار، والمالك (يُستخرج تلقائياً من سجل عميل العقار نفسه — فالمالك جهة اتصال عادية في CRM وليس كياناً منفصلاً)، والمشتري أو المستأجر. تُتابَع الشروط التجارية بشكل منفصل لكل طرف: سعر متفق عليه، بالإضافة إلى نسبة عمولة وإجمالي للمالك وآخر للمشتري، لكل منهما معاملة ضريبة قيمة مضافة خاصة به (غير مضمّنة، مضمّنة، أو مضافة). تشمل التواريخ الرئيسية تاريخ المعاملة وتاريخ العقد، وبالنسبة للإيجار، تاريخ بداية ونهاية الإيجار. يمكن إضافة رسوم إضافية مثل رسوم التسجيل أو رسوم الوكالة من قاموس يعرض تلقائياً خيارات مختلفة حسب ما إذا كانت الصفقة بيعاً أم إيجاراً.

٢. مسار الموافقة

يمر كل عقد بتسلسل ثابت من الحالات، كل واحدة منها مرتبطة بصلاحية خاصة بها.

1محجوز (Booked)

يُنشأ العقد ويُحفظ — نقطة البداية لأي صفقة.

2معتمد من المدير (Manager Approved)

يوقّع موظف يملك صلاحية Manager Approval داخلياً على الصفقة. يُرسل هذا تلقائياً بريداً إلكترونياً لمالك العقار يحتوي رابطاً لعرض العقد في بوابة العملاء.

3معتمد من المالك (Owner Approved)

يؤكد موظف يملك صلاحية Owner Approval أن جانب المالك قد استُوفي، وينقل الحالة — راجع الملاحظة أدناه حول علاقة ذلك بتوقيع المالك نفسه.

4بانتظار الدفع (Waiting For Payment)

تُبلَغ باستخدام Generate Invoice، التي تنشئ فاتورة مسودة من إجمالي عمولة العقد. تتطلب صلاحية Create Invoices القياسية في CRM بالإضافة إلى صلاحية الوصول إلى Property Agreements.

5مدفوع جزئياً / مدفوع بالكامل (Partially Paid / Paid)

تُضبط يدوياً، أو — إذا كان خيار "تغيير حالة العقد تلقائياً" مفعّلاً على نسختكم — تلقائياً حسب تغيّر حالة دفع الفاتورة المرتبطة.

يمكن أيضاً إلغاء (Cancelled) العقد في أي وقت قبل اكتمال دفعه — يتطلب ذلك صلاحيتَي Delete وApproval Control معاً، ويُمنع طالما توجد فاتورة غير ملغاة مرتبطة به.

توقيع المالك الرقمي وحالة "معتمد من المالك" أمران منفصلان

يمكن للمالك تسجيل الدخول إلى بوابة العملاء (أو استخدام رابط توقيع مُرسَل بالبريد، دون الحاجة لتسجيل دخول) لمراجعة العقد ورسم توقيع رقمي — وهذا حقيقي ويُسجَّل على السجل. لكن التوقيع لا ينقل العقد تلقائياً إلى حالة Owner Approved. تغيير الحالة هذا إجراء منفصل ومتعمَّد يتخذه موظف يملك صلاحية Owner Approval. تعامل مع توقيع المالك كدليل تتحقق منه قبل نقل الحالة بنفسك، وليس كشيء ينقلها تلقائياً.

٣. كيف يرتبط هذا بعميل محتمل ضمن Listing Leads

إذا بدأت الصفقة كعميل محتمل ضمن Listing Leads، فإن دورة العقد موجَّهة به من البداية للنهاية — لا يمكن إنشاء عقد بالخطأ بينما لا يزال العميل المحتمل مفتوحاً.

المسار الموجَّه

أنهِ العميل المحتمل أولاً. أوصل العميل المحتمل عبر دورة المبيعات كاملة — Qualifying، Matching، موعد معاينة، وقرار زيارة مسجَّل — حتى يصل إلى حالة Won.
تُحوَّل جهة الاتصال إلى عميل (Client) تلقائياً كجزء من إغلاق العميل المحتمل، إذا كانت لا تزال عميلاً محتملاً في CRM أو عميل موقع محتملاً.
عندها فقط تُفتح نافذة العقد لجهة الاتصال هذه — لا يقبل حقل المشتري في عقد العقار إلا عملاء (Clients).

البحث برقم الهاتف يجد السجل الصحيح دائماً — ويخبرك بما هو ناقص

يبحث حقل المشتري في نموذج Create Agreement ضمن العملاء (Clients) والعملاء المحتملين في CRM وعملاء الموقع المحتملين معاً، بحيث يظهر رقم هاتف يعود لعميل محتمل لم يُحوَّل بعد باسمه وتفاصيله بدلاً من نتيجة فارغة. إذا لم ينهِ ذلك العميل المحتمل دورة المبيعات بعد، تُوجَّه مباشرة إليه — أنهِ العميل المحتمل حتى الوصول إلى Won لتحويل جهة الاتصال، ثم عد لإنشاء العقد. هذا بالضبط ما يمنع إنشاء عقد لعميل محتمل معلَّق لم يُحوَّل بعد.

٤. الدفعات وسندات القبض

الدفعة (Deposit) سجل مستقل بذاته مرتبط بالعقد، وليست مجرد حقل مبلغ — ويمكن أن تُنشئ إشعار دائن تلقائياً كخيار. سند القبض (Voucher) سجل منفصل مرتبط بدفعة محددة، يؤكد أن الدفعة وُثّقت بشكل صحيح؛ إضافة سند قبض تُعلّم الدفعة الأم بأنها مُسنَدة. هذا التمييز هو بالضبط ما تقيسه نتيجة الالتزام بسندات القبض في Command Center: سندات القبض الصادرة مقابل الدفعات المُحصَّلة، وتُحتسب فقط للعقود التي تعود إلى عميل محتمل ضمن Listing Leads. لا يمكن حذف دفعة إلا طالما لم يصل العقد بعد إلى حالة مدفوع بالكامل أو ملغى، ويجب إزالة سند القبض الخاص بها أولاً.

٥. عقود البيع مقابل عقود الإيجار

يُضبط كون العقار للبيع أو للإيجار على العقار نفسه، وهذا يشكّل العقد بطريقتين: في حالة البيع، يُحدَّد إجمالي الدفعات المتراكمة بسقف السعر المتفق عليه، بحيث لا يمكن للموظفين تحصيل أكثر من اللازم؛ أما في حالة الإيجار، فلا يوجد سقف كهذا. كما تتغير خيارات الرسوم الإضافية المعروضة في نموذج العقد تلقائياً حسب كون الصفقة بيعاً أم إيجاراً.

٦. الصلاحيات

الصلاحية	تمنح
View (own) / View (Global)	رؤية عقودك الخاصة فقط، أو كل عقد.
Create / Edit / Edit own / Delete	وصول قياسي على مستوى السجل.
Manager Approval	نقل العقد من Booked إلى Manager Approved.
Owner Approval	نقل العقد من Manager Approved إلى Owner Approved.
Approval Control	تجاوز أوسع يمكنه تنفيذ كل خطوات الموافقة بمفرده، ومطلوب (مع Delete) لإلغاء عقد.

تملك Property Agreements مجموعة صلاحيات خاصة بها تحت Staff → Permissions، منفصلة عن صلاحيات Properties الأساسية وعن صلاحيات Listing Leads — كما يتطلب إصدار فاتورة من عقد صلاحية Create Invoices القياسية في CRM بالإضافة إلى ذلك.

تبحث عن دورة العمل التي تسبق هذه النقطة — Qualifying، Matching، العروض، وقرار الزيارة؟ هذا موضّح في إدارة العملاء المحتملين وعمليات الإيرادات وفي قسم Listing Leads بدليل لوحة التحكم.