عقود العقارات: إغلاق الصفقة
لا توجد نتائج مطابقة في هذه الصفحة
جرّب كلمة أخرى، أو امسح مربع البحث.
لوكلاء المبيعات والوسطاء والمسؤولين
عقود العقارات: إغلاق الصفقة
عقد العقار (Property Agreement) هو ما يُغلق فعلياً صفقة بيع أو إيجار مع كلا الطرفين — المشتري أو المستأجر، ومالك العقار. حجز المعاينة ومتابعة دورة المبيعات نصف المهمة فقط؛ هذه الصفحة تغطي النصف الآخر، وكيف يجب أن يترابط الاثنان.
لا يكتفي وكلاء المبيعات بمتابعة دورة Listing Leads — الوكيل نفسه الذي حجز المعاينة هو عادة من ينشئ العقد لاحقاً. هذه الصفحة مكتوبة لمن يقوم بذلك، وليس فقط للمسؤولين الذين يُعدّون الوحدة.
١. ما يسجّله العقد
القائمة: افتح عقاراً ← Create Agreement، أو من تبويب Matching/Offer لعميل محتمل
يربط العقد ثلاثة أطراف: العقار، والمالك (يُستخرج تلقائياً من سجل عميل العقار نفسه — فالمالك جهة اتصال عادية في CRM وليس كياناً منفصلاً)، والمشتري أو المستأجر. تُتابَع الشروط التجارية بشكل منفصل لكل طرف: سعر متفق عليه، بالإضافة إلى نسبة عمولة وإجمالي للمالك وآخر للمشتري، لكل منهما معاملة ضريبة قيمة مضافة خاصة به (غير مضمّنة، مضمّنة، أو مضافة). تشمل التواريخ الرئيسية تاريخ المعاملة وتاريخ العقد، وبالنسبة للإيجار، تاريخ بداية ونهاية الإيجار. يمكن إضافة رسوم إضافية مثل رسوم التسجيل أو رسوم الوكالة من قاموس يعرض تلقائياً خيارات مختلفة حسب ما إذا كانت الصفقة بيعاً أم إيجاراً.
سجل عقد
يعرض شريط الحالة أعلى الصفحة دائماً موضع الصفقة الحالي؛ ويجلس المالك والمشتري جنباً إلى جنب مع أرقام عمولة كل منهما.
٢. مسار الموافقة
يمر كل عقد بتسلسل ثابت من الحالات، كل واحدة منها مرتبطة بصلاحية خاصة بها.
1محجوز (Booked)
يُنشأ العقد ويُحفظ — نقطة البداية لأي صفقة.
2معتمد من المدير (Manager Approved)
يوقّع موظف يملك صلاحية Manager Approval داخلياً على الصفقة. يُرسل هذا تلقائياً بريداً إلكترونياً لمالك العقار يحتوي رابطاً لعرض العقد في بوابة العملاء.
3معتمد من المالك (Owner Approved)
يؤكد موظف يملك صلاحية Owner Approval أن جانب المالك قد استُوفي، وينقل الحالة — راجع الملاحظة أدناه حول علاقة ذلك بتوقيع المالك نفسه.
4بانتظار الدفع (Waiting For Payment)
تُبلَغ باستخدام Generate Invoice، التي تنشئ فاتورة مسودة من إجمالي عمولة العقد. تتطلب صلاحية Create Invoices القياسية في CRM بالإضافة إلى صلاحية الوصول إلى Property Agreements.
5مدفوع جزئياً / مدفوع بالكامل (Partially Paid / Paid)
تُضبط يدوياً، أو — إذا كان خيار "تغيير حالة العقد تلقائياً" مفعّلاً على نسختكم — تلقائياً حسب تغيّر حالة دفع الفاتورة المرتبطة.
يمكن أيضاً إلغاء (Cancelled) العقد في أي وقت قبل اكتمال دفعه — يتطلب ذلك صلاحيتَي Delete وApproval Control معاً، ويُمنع طالما توجد فاتورة غير ملغاة مرتبطة به.
قائمة العقود، تعرض كل حالة جنباً إلى جنب
يعرض كل صف العقار والمالك والمشتري والحالة الحالية والسعر دفعة واحدة.
توقيع المالك الرقمي وحالة "معتمد من المالك" أمران منفصلان
يمكن للمالك تسجيل الدخول إلى بوابة العملاء (أو استخدام رابط توقيع مُرسَل بالبريد، دون الحاجة لتسجيل دخول) لمراجعة العقد ورسم توقيع رقمي — وهذا حقيقي ويُسجَّل على السجل. لكن التوقيع لا ينقل العقد تلقائياً إلى حالة Owner Approved. تغيير الحالة هذا إجراء منفصل ومتعمَّد يتخذه موظف يملك صلاحية Owner Approval. تعامل مع توقيع المالك كدليل تتحقق منه قبل نقل الحالة بنفسك، وليس كشيء ينقلها تلقائياً.
٣. كيف يرتبط هذا بعميل محتمل ضمن Listing Leads
إذا بدأت الصفقة كطلب عميل ضمن Listing Leads، فإن العقد يُنشأ من طلب العميل ذاك — والنظام يفرض ذلك فعلياً. لا يمكن إنشاء عقد عقار بالالتفاف على طلب عميل لا يزال مفتوحاً لنفس المشتري ونفس العقار.
المسار الموجَّه
- أوصل طلب العميل إلى مرحلة الإغلاق. مرِّره عبر دورة المبيعات — Qualifying، Matching، موعد معاينة — حتى يعاين العميل العقار فعلياً وتُسجِّل إعجابه به على ذلك العرض، مع وجود طلب العميل في مرحلة اكتمال الموعد أو التفاوض. قبل ذلك تعرض بطاقة العرض شارة غير جاهز مقفلة بدلاً من زر إنشاء الاتفاقية.
- أنشئ العقد من صفحة طلب العميل. زر إنشاء الاتفاقية على بطاقة العرض يحوّل جهة الاتصال إلى عميل (Client) إذا كانت لا تزال عميلاً محتملاً في CRM أو عميل موقع محتملاً، ثم يفتح نموذج العقد مرتبطاً مسبقاً بطلب العميل.
- يُغلق طلب العميل تلقائياً كصفقة مكتملة (Won) لحظة حفظ العقد — وهذا هو معنى إنهاء طلب العميل، وهو المسار الوحيد الذي يصل إليه.
تبويب Matching لطلب عميل، مرتبط بعقده
الشارة الخضراء على العرض ترتبط مباشرة بالعقد الذي أنتجته — حالة Won لهذا الطلب وعقده هما الحدث نفسه.
إنشاء العقد من صفحة العقار محجوب ما دام هناك عميل محتمل مفتوح
عند فتح نموذج Create Agreement على عقار مرتبط بعملاء محتملين مفتوحين، يظهر تنبيه أعلى النموذج يسردهم مع رابط مباشر لكل واحد منهم. وإذا اخترت مشترياً يعود لأحد تلك الطلبات، يرفض النموذج الحفظ ويدلّك على الطلب الذي يجب إنهاؤه. ويُعاد الفحص نفسه على الخادم، فيبقى ساري المفعول مهما كانت طريقة الإرسال.
النطاق محدد بالمشتري لا بالعقار: فالعقار يُعرض عادةً على عدة طلبات عملاء في الوقت نفسه، والمشتري المباشر الذي لا يملك طلب عميل مفتوحاً خاصاً به لا يتأثر. ويبقى الشرط الثابت أن يكون المشتري في أي عقد عميلاً (Client) فعّالاً — أما جهة الاتصال التي لا تزال عميلاً محتملاً في CRM أو عميل موقع محتملاً فيجب تحويلها أولاً، وهو ما يقوم به مسار طلب العميل نيابةً عنك.
البحث في حقل المشتري يوضح لك سبب عدم ظهور الاسم
حقل المشتري في عقد العقار لا يعرض إلا الزبائن (Clients)، لذا كانت جهة الاتصال التي لا تزال عميلاً محتملاً لا تظهر إطلاقاً — وأكثر ما كان يقع فيه الوكلاء هو كتابة رقم الهاتف ثم مواجهة قائمة فارغة بلا أي تفسير.
أصبح هذا البحث الآن يشمل أيضاً جهات الاتصال المرتبطة بطلبات العملاء المفتوحة على هذا العقار. فإذا كان الاسم أو الرقم الذي كتبته يعود لأحدها، ظهر باهتاً وغير قابل للاختيار مع ملاحظة «لا يزال عميلاً محتملاً في طلب العميل رقم N»، لتعرف أن الشخص موجود وما الخطوة المطلوبة. ومطابقة الهاتف تعتمد على الأرقام فقط، فيُعثر على الرقم حتى لو كُتب بمسافات أو شرطات أو مفتاح دولة. وإذا لم يطابق شيء إطلاقاً، فإن رسالة القائمة الفارغة تشير إلى القاعدة نفسها بدل أن تكتفي بعبارة «لا نتائج».
٤. الدفعات وسندات القبض
الدفعة (Deposit) سجل مستقل بذاته مرتبط بالعقد، وليست مجرد حقل مبلغ — ويمكن أن تُنشئ إشعار دائن تلقائياً كخيار. سند القبض (Voucher) سجل منفصل مرتبط بدفعة محددة، يؤكد أن الدفعة وُثّقت بشكل صحيح؛ إضافة سند قبض تُعلّم الدفعة الأم بأنها مُسنَدة. هذا التمييز هو بالضبط ما تقيسه نتيجة الالتزام بسندات القبض في Command Center: سندات القبض الصادرة مقابل الدفعات المُحصَّلة، وتُحتسب فقط للعقود التي تعود إلى عميل محتمل ضمن Listing Leads. لا يمكن حذف دفعة إلا طالما لم يصل العقد بعد إلى حالة مدفوع بالكامل أو ملغى، ويجب إزالة سند القبض الخاص بها أولاً.
قائمة الدفعات، عبر كل العقود
الدفعات المُسنَدة تعرض عدد سندات القبض باللون الأخضر؛ أما الدفعات التي لا تزال بانتظار سندها فتظهر بالأحمر.
٥. عقود البيع مقابل عقود الإيجار
يُضبط كون العقار للبيع أو للإيجار على العقار نفسه، وهذا يشكّل العقد بطريقتين: في حالة البيع، يُحدَّد إجمالي الدفعات المتراكمة بسقف السعر المتفق عليه، بحيث لا يمكن للموظفين تحصيل أكثر من اللازم؛ أما في حالة الإيجار، فلا يوجد سقف كهذا. كما تتغير خيارات الرسوم الإضافية المعروضة في نموذج العقد تلقائياً حسب كون الصفقة بيعاً أم إيجاراً.
٦. الصلاحيات
| الصلاحية | تمنح |
|---|---|
| View (own) / View (Global) | رؤية عقودك الخاصة فقط، أو كل عقد. |
| Create / Edit / Edit own / Delete | وصول قياسي على مستوى السجل. |
| Manager Approval | نقل العقد من Booked إلى Manager Approved. |
| Owner Approval | نقل العقد من Manager Approved إلى Owner Approved. |
| Approval Control | تجاوز أوسع يمكنه تنفيذ كل خطوات الموافقة بمفرده، ومطلوب (مع Delete) لإلغاء عقد. |
تملك Property Agreements مجموعة صلاحيات خاصة بها تحت Staff → Permissions، منفصلة عن صلاحيات Properties الأساسية وعن صلاحيات Listing Leads — كما يتطلب إصدار فاتورة من عقد صلاحية Create Invoices القياسية في CRM بالإضافة إلى ذلك.
تبحث عن دورة العمل التي تسبق هذه النقطة — Qualifying، Matching، العروض، وقرار الزيارة؟ هذا موضّح في إدارة العملاء المحتملين وعمليات الإيرادات وفي قسم Listing Leads بدليل لوحة التحكم.