دليل لوحة التحكم
لا توجد نتائج مطابقة في هذه الصفحة
جرّب كلمة أخرى، أو امسح مربع البحث.
دليل لوحة التحكم
شرح تفصيلي خطوة بخطوة لشاشات لوحة التحكم. مسارات القوائم وأسماء الإعدادات مكتوبة تماماً كما تظهر في النظام.
١. البدء
- سجّل الدخول عبر رابط لوحة التحكم الخاصة بك.
- تعرض القائمة الجانبية فقط ما لديك صلاحية لرؤيته — غياب عنصر من القائمة يعني غالباً نقص صلاحية، وليس خطأً في النظام.
- لكل وحدة مجموعة صلاحيات خاصة بها — يمكن أن يختلف مستوى وصول الموظف بين وحدة وأخرى (مثلاً "عرض عملاءه فقط" في العملاء المحتملين، مع صلاحية "تعديل" كاملة في العقارات).
٢. إدارة العقارات
القائمة: Properties
- انقر على Properties لعرض المخزون العقاري الكامل. استخدم Add New لإضافة عقار جديد — النوع، الفئة، المنطقة، السعر، الصور، المخططات، والمرافق.
- يحتاج كل عقار إلى نوع وفئة ومنطقة — تُدار من Setup → Properties.
- يتابع Property Agreements الجانب القانوني بعد تأكيد البيع/الإيجار، ضمن مسار موافقة من المدير والمالك.
- يتيح لك Labels (Setup → Properties → Labels) وسم العقارات (مثل "مميز"، "جديد") لتصفيتها في الموقع العام.
٣. إدارة العملاء المحتملين — دورة المبيعات
هذا هو محرك المبيعات الأساسي في المنصة
يعكس هذا القسم أحدث منطق لإدارة العملاء المحتملين. إذا تعارض مع مواد تدريبية قديمة، اعتمد على هذا القسم.
القائمة: Listing leads · Setup → Listing lead Source · Setup → Properties → Settings ← تبويب "Listing lead"
٣.١ مراحل دورة المبيعات
يفرض النظام قواعد الانتقال المسموح بها — لا يمكن الانتقال مباشرة من "Draft" إلى "Won".
1
مسودة
تم إنشاء العميل المحتمل، لم يُعالج بعد.
2
تم التعيين
تم تعيين وكيل مبيعات.
3
قيد التأهيل
يحدد الوكيل مدى الملاءمة والميزانية والنية.
4
مؤهل
تأكيد أنها فرصة حقيقية قابلة للعمل.
5
مطابقة العقارات
البحث عن عقارات مناسبة — يتطلب وجود مخزون مطابق فعلي.
6
تم تحديد الموعد
يُحدَّد تلقائياً عند حجز موعد.
7
اكتمل الموعد
تمت المعاينة المجدولة.
8
قيد التفاوض
جارٍ مناقشة الشروط.
9
تم إتمام الصفقة
تم إغلاق الصفقة — يُحدَّد تلقائياً عند إنشاء العقد.
بالإضافة إلى أربع حالات خروج، يمكن الوصول إليها عبر نموذج تحديد السبب:
خسارة
فُقدت الصفقة، مع تسجيل السبب.
غير مؤهل
ليست فرصة حقيقية.
تحت الرعاية
غير جاهز الآن، مؤجل للمتابعة لاحقاً.
معاد تفعيله
أُعيد إلى المجموعة لإعادة التعيين.
يُسجَّل كل تغيير في الحالة ضمن سجل نشاط دائم — وهو ما يضمن دقة التقارير. استخدم دائماً إجراء تغيير الحالة الصحيح بدلاً من الالتفاف حول دورة المبيعات.
استثناء واحد لقاعدة "Won تلقائية دائماً"
صُممت حالة Won لتُبلَغ فقط عند إنشاء عقد عقار (Property Agreement — القسم 4) — لكن الموظف الذي يملك كلتا صلاحيتَي Sales Manager و Update Status Manually (القسم ٣.٧) يمكنه تعيين Won يدوياً كإجراء استثنائي مقصود، لحالات مثل تصحيح خطأ في إدخال البيانات. هذا تجاوز مقصود وليس خطأً برمجياً — لكن استخدمه بحذر، لأن كل تقرير ومؤشر الأداء يفترضان أن العميل المحتمل بحالة Won يملك عقداً موقّعاً حقيقياً خلفه.
٣.٢ مصادر العملاء المحتملين وتقييماتهم
Setup → Listing lead Source
تتوفر أحد عشر مصدراً جاهزاً للاستخدام: Website: listing360، API، Call Center، WhatsApp، Instagram، TikTok، Facebook، External Portal: Property Finder، Walk-in، Signboard، وExhibition. يمكنك إضافة مصدر خاص بك في أي وقت — يُنسخ كل مصدر تضيفه تلقائياً إلى قائمة مصادر العملاء المحتملين في نظام CRM نفسه، بحيث تنتقل القناة معه إذا أُسند العميل المحتمل لاحقاً إلى مسار عمل CRM القياسي.
التقييمات — Hot، Warm، أو Cold — أداة بسيطة للتصفية والترتيب حسب مدى جدية العميل المحتمل. وهي معلوماتية بحتة ولا تؤثر على أي قاعدة من قواعد دورة المبيعات.
٣.٣ إنشاء عميل محتمل — نقاط الدخول ومحدِّد جهة الاتصال
- إدخال يدوي — عبر Add New من شاشة Listing Leads.
- من صفحة عقار — إجراء "طلب معلومات" مرتبط بعقار محدد.
- من الموقع العام — استفسار وارد يُنشئ تلقائياً عميلاً محتملاً بحالة Draft، إذا كان مفعّلاً.
- عبر واجهة برمجة التطبيقات — يمكن للأنظمة الخارجية إدخال عملاء محتملين مباشرة عبر Wide API.
تصل الاستفسارات الواردة من الموقع أولاً إلى تبويب Requests، حيث تراجعها وتحوّلها إلى عملاء محتملين كاملين (أو تُعلّمها كمكررة).
كل عميل محتمل هو أحد شكلين: عام (General) — مثل "شقة من 3 غرف في الجفير بأقل من 150,000" — حيث تبحث المطابقة في الكتالوج بأكمله؛ أو محدد (Specific) — مثبّت على عقار مستهدف واحد بعينه، مع زر Autofill from property الذي ينسخ فئته ونوعه وموقعه وسعره ومساحته وعدد غرفه إلى الطلب.
محدِّد جهة الاتصال يُحذّر من التكرار — لا يمنعه
كتابة رقم هاتف أو اسم يبحث في العملاء وعملاء CRM المحتملين وعملاء الموقع المحتملين في آن واحد، ويعرض Add as customer / Add as lead مباشرة إذا لم يُعثر على تطابق. إذا كانت جهة الاتصال التي اخترتها لديها بالفعل عميل محتمل نشط لنفس العقار المستهدف (أو لنفس النوع والفئة والمحافظة والغرض مع تداخل في المنطقة)، ستحصل على تحذير يذكر أرقام العملاء المحتملين الموجودين قبل الحفظ — وليس منعاً، لأن العميل قد يريد فعلاً شيئين مختلفين في آن واحد. تُستبعد العملاء المحتملون المغلقون (Won، Lost، Unqualified، Nurturing، Recycled) من هذا الفحص، بحيث لا يزعجك عميل محتمل قديم ومنتهٍ أبداً.
٣.٤ التعامل مع عميل محتمل — الإجراءات اليومية
- افتح عميلاً محتملاً من القائمة لعرض تفاصيله الكاملة والجدول الزمني.
- Assign Staff — اختر الوكيل المسؤول.
- Update Status — استخدم إجراء تحديث الحالة وليس التعديل العام؛ يسمح النظام فقط بالخطوات التالية الصالحة.
- Link a Contact — اربط جهة اتصال موجودة بدلاً من إنشاء نسخة مكررة.
- Create an Offer — أنشئ مجموعة عقارات مطابقة لمشاركتها مع العميل.
- Schedule an Appointment — حجز معاينة يُقدّم حالة العميل المحتمل تلقائياً.
- Create an Agreement — بعد الاتفاق على الشروط، ينتقل العميل المحتمل تلقائياً إلى حالة Won.
٣.٥ خسارة أو تأجيل أو إعادة تدوير عميل محتمل
استخدم نموذج تحديد السبب (من قائمة إجراءات العميل المحتمل) لتسجيل سبب توقف تقدّم الصفقة — يضبط الحالة إلى Lost أو Unqualified أو Nurturing، دائماً مع سبب إلزامي من قائمة محددة مسبقاً:
| الخروج | الأسباب المحددة مسبقاً |
|---|---|
| Unqualified | جهة اتصال غير صحيحة أو وهمية، ميزانية أقل من الحد الأدنى، موقع لا يمكن خدمته، استفسار مزعج/آلي، استطلاع من منافس أو وكيل، متطلبات غير واقعية. |
| Lost | اختار وكالة منافسة، لا يوجد مخزون مطابق، رُفض التمويل البنكي، رفض من المالك، عدم توافق في السعر أو الشروط، تجاوز الوسيط (مباشرة للمالك)، تأجيل بسبب التوقيت. |
| Nurturing | مهلة إعادة تفاعل 30 يوماً، مهلة نية مؤجلة 90 يوماً، مهلة تمويل/تأشيرة متأخرة 180 يوماً. |
| أي مما سبق | لم يرد العميل (عدة مرات)، لم يرد من أرقام أخرى، لم يكن مهتماً، وجد عقاراً آخر، أو Other (مع مربع نص حر). |
- يمكن إعادة تعيين عملاء Nurturing يدوياً إلى وكيلهم الأصلي لاحقاً — الشخص الذي تربطه بهم علاقة قائمة بالفعل.
- تدخل عملاء Lost قائمة إعادة التدوير. من هناك، يقترح Reassign الوكيل الأصلي إذا جاء العميل المحتمل من Nurturing، أو الوكيل التالي في تناوب عادل إذا جاء من Lost أو من إعادة تفاعل تلقائية — لا يتقدّم مؤشر التناوب إلا بعد تأكيدك للتعيين، بحيث لا يُتجاوز أحد بسبب نافذة مهملة. يمكنك دائماً تجاوز الاقتراح.
"تجاوز الوسيط" يُفعّل مسار استرداد قانوني
اختيار سبب Lost هذا يلتقط الهوية الوطنية (CPR) للعميل، ويكتب إدخالاً مميزاً في سجل العميل المحتمل، ويُخطر جميع مديري المبيعات ليتم فتح ملف استرداد. استخدمه بوعي تام.
٣.٦ نظام العروض
Offer هو مجموعة عقارات مطابقة يرسلها الوكيل للعميل — دون الحاجة لتسجيل دخول، يشاهد العميل ويتفاعل عبر رابط عام. استخدم Create Offer على عميل محتمل، اختر العقارات، وشارك الرابط.
يتحدّث رد فعل العميل تلقائياً عبر خمس حالات: Offered (أُرسل، لم يُفتح بعد)، Viewed (فُتح على صفحة المشاركة)، Selected (طلب العميل معاينته)، Rejected (رفضه العميل، مع سبب اختياري)، وVisited (تمت معاينة فعلية).
٣.٧ الصلاحيات
تقع الصلاحيات تحت Staff → Permissions → Listing Leads:
| الصلاحية | تمنح |
|---|---|
| View (own) | رؤية العملاء المحتملين المعيَّنين لي فقط. |
| View (global) | رؤية كل عميل محتمل. |
| Create | إنشاء عملاء محتملين. |
| Edit | تعديل أي عميل محتمل. |
| Edit own | تعديل عملائي المحتملين فقط. |
| Delete | حذف العملاء المحتملين. |
| Change customer | إعادة إسناد عميل محتمل إلى عميل مختلف. |
| Change staff | اختيار الوكيل (بدونها يكون حقل الوكيل للقراءة فقط). |
| Manage sources | إضافة وتعديل مصادر العملاء المحتملين. |
| Update status manually | تجاوز قواعد دورة المبيعات؛ ضبط Draft/Assigned/Lost مباشرة، و— مع Sales manager — تعيين Won يدوياً. |
| Sales manager | يستقبل إشعارات المديرين؛ مطلوبة (مع الصلاحية السابقة) لتعيين Won يدوياً؛ يمكنه إجراء عمليات في قائمة إعادة التدوير. |
إعداد نموذجي: يحصل الوكلاء على View (own) وCreate وEdit (own) وChange customer؛ يضيف قادة الفريق View (global) وChange staff؛ ويضيف مديرو المبيعات Update status manually وSales manager.
٣.٨ الإعدادات — Setup → Properties → Settings ← تبويب "Listing lead"
| الإعداد | وظيفته |
|---|---|
| Late Response After x Days | عدد أيام الخمول قبل تعليم العميل المحتمل كمتأخر. |
| Minimum Phone Digits to Trigger Contact Search | يتحكم بحساسية البحث عن جهات الاتصال المكررة. |
| Lead Add/Edit Form Mode | التبديل بين "صفحة كاملة" و"نافذة منبثقة (كلاسيكية)". |
| Auto-Create Listing Lead from Website Enquiries | هل تتحول استفسارات الموقع تلقائياً إلى عملاء محتملين بحالة Draft. |
| Response SLA | يبدأ عداد استجابة عند تعيين عميل محتمل — إن لم يتصرف الوكيل في الوقت المحدد، تُعلَّم الصفقة ويُخطر المديرون. |
| Response SLA Window (minutes) | عدد الدقائق قبل تفعيل مخالفة اتفاقية مستوى الخدمة (الافتراضي 15). |
٣.٩ الإشعارات والبريد الإلكتروني
| الحدث | من يُخطَر | كيف |
|---|---|---|
| تعيين عميل محتمل لك | الوكيل | إشعار + بريد إلكتروني |
| مخالفة اتفاقية مستوى الخدمة | الوكيل وجميع مديري المبيعات | إشعار |
| حلول موعد تذكير Nurturing | الوكيل (+ المديرون، إن كان مفعّلاً) | إشعار + بريد إلكتروني |
| تجاوز الوسيط / تفعيل الاسترداد القانوني | جميع مديري المبيعات | إشعار |
كلا البريدين هما قالبا بريد إلكتروني عاديان في Perfex، قابلان للتعديل تحت Setup → Email Templates، ويدعمان حقول الدمج: {lead_id}، {staff_name}، {lead_link}، بالإضافة إلى {assigned_by} / {assigned_date} لبريد التعيين و{hold_reason} / {reminder_date} لبريد تذكير Nurturing.
٣.١٠ التقارير
Command Center هي لوحة أداء المبيعات المبنية على هذه البيانات، وتتضمن مؤشر "Performance Index" لكل وكيل. تقرأ مباشرة من سجل النشاط، لذا فإن استخدام إجراءات تغيير الحالة الصحيحة يحافظ على دقة الأرقام.
إغلاق الصفقة — عقود العقارات (Property Agreements)
إنشاء عقد عقار هو ما يُغلق الصفقة فعلياً مع كلا الطرفين — المشتري/المستأجر ومالك العقار — وهو الباب الوحيد لوصول عميل محتمل إلى حالة Won. مسار الموافقة الكامل (Booked ← Manager Approved ← Owner Approved ← Waiting For Payment ← Paid)، الدفعات وسندات القبض، الفروقات بين البيع والإيجار، الصلاحيات — والأهم، كيف يجب أن يرتبط هذا بعميل محتمل ضمن Listing Leads — كل ذلك موضّح في دليل عقود العقارات المخصص.
٤. إدارة الوكلاء والموظفين
- أضف/عدّل بيانات الموظف مع هذه الحقول الخاصة بـListing360: الاسم بالإنجليزية/العربية، المسمى الوظيفي، رقم الترخيص، صورة رمز QR للترخيص، وحقل الهوية الوطنية مع زر تعبئة عبر البطاقة الذكية إن وُجد.
- يتحكم Show on Website بظهور الموظف في دليل الوكلاء العام — أوقفه للموظفين الإداريين غير المتعاملين مع العملاء مباشرة.
- RERA URL — رابط تسجيل الوكيل لدى الجهة التنظيمية، يظهر في ملفه العام مع رمز QR.
٥. إعدادات الموقع الإلكتروني
Setup → Website Settings
المركز الرئيسي لكل ما يراه زوار الموقع: الترويسة، التذييل، الصور الرئيسية، الصفحة الرئيسية، سلوك البحث، صفحة تفاصيل العقار، وروابط التواصل الاجتماعي. التفاصيل الكاملة في دليل الموقع والواجهة.
٦. الشؤون المالية
Setup → Finance Settings (معدلات الضرائب / العملات / طرق الدفع / فئات المصروفات) يغطي الإعدادات الأساسية للبنية المالية.
تُفعَّل بوابات الدفع (MPGS، Tap، BenefitPay، Benefit) كل واحدة على حدة ضمن منطقة Setup → Payments الأساسية.
٧. شاشات أخرى شائعة الاستخدام
| تريد أن... | اذهب إلى |
|---|---|
| تجدول/تتابع معاينات واجتماعات | Sidebar → Appointments |
| ترسل عرض سعر رسمياً لعميل | Sidebar → Project Quotation |
| تقيّم عقاراً رسمياً | Sidebar → Property Valuation |
| تعيد ترتيب أو تسمية القائمة الجانبية | Setup → Listing360 Menu |
| تصدّر بيانات إلى CSV | Sidebar → Utilities → CSV Export |
| تنسخ قاعدة البيانات احتياطياً | Sidebar → Utilities → Backup |
| تتابع صندوق واتساب/إنستغرام/ماسنجر | Sidebar → Messaging Hub → Inbox |